Werkwijze

U hebt (mogelijk) een opdracht voor het evenementenbureau? We nemen met u de volgende stappen richting de realisatie van uw wensen.

Contact

Voor de organisatie en realisatie van uw wensen kunt u contact opnemen met één van de contactpersonen van het Evenementenbureau:


We horen graag van u de globale gegevens van het evenement: soort evenement, datum waarop het moet plaatsvinden, de duur en eventuele extra's als drukwerk, entertainment, verblijf of vervoer.
Op basis van die informatie maken wij een inschatting of we de juiste partij zijn om uw evenement te organiseren.  


Intake-gesprek

Als uw evenement past binnen de mogelijkheden van het bureau, dat wil zeggen dat activiteiten een universitair oogmerk dienen te hebben, maken we een afspraak voor een uitgebreider intake-gesprek. Daarin proberen we een zo goed mogelijk beeld te krijgen van uw wensen en ideeën voor het evenement. We bespreken alle mogelijk aspecten van het evenement en de rol die het evenementenbureau bij de organisatie zou kunnen vervullen.

Offerte en globale planning

Op basis van het intake-gesprek stellen we een (vrijblijvende) offerte op. Daarin staat zo nauwkeurig mogelijk omschreven welke activiteiten het evenementenbureau tegen welke prijs kan uitvoeren. Daarmee hebt u als opdrachtgever de mogelijkheid om per deelactiviteit te bepalen of het evenementenbureau de opdracht gaat uitvoeren. U krijgt van ons ook een globale planning.

Opdrachtbevestiging

Nadat u, op basis van de offerte, hebt vastgesteld waarvoor u het evenementenbureau wilt inschakelen, stellen wij een volledige opdrachtbevestiging op. Hierin is nauwkeurig aangegeven:

  • wat het evenementenbureau voor u gaat doen;
  • tegen welke prijs;
  • met welke planning;
  • hoe er wordt gefactureerd.

Voorbereiding

We werken bij de organisatie van een evenement met een vast stramien. Deze (gedetailleerde) draaiboeken krijgen vanzelfsprekend voor ieder evenement een eigen invulling.
Het 'eigene' van een evenement kan juist met zo'n gestructureerde werkwijze het beste vorm krijgen, omdat we zeker weten dat alle noodzakelijke onderdelen aan bod komen. Daardoor blijft er tijd en creativiteit over om van ieder evenement iets bijzonders te maken.

Uitvoering

Het hierboven genoemde draaiboek - dat tijdens de voorbereiding steeds wordt aangevuld - vormt de basis voor de uitvoering van het evenement. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij de medewerkers van het evenementenbureau. Wij zullen, waar dat nodig of wenselijk is, derden inschakelen voor de gespecialiseerde onderdelen. Denk bijvoorbeeld aan catering of drukwerk, maar ook aan het verzenden van een mailing of het registreren van deelnemers.

Evaluatie

Zo snel mogelijk na afloop van het evenement zal de uitvoerende medewerker van het bureau het verloop van het evenement, inclusief de voorbereiding, met u als opdrachtgever evalueren. Het evenementenbureau leert van deze feedback en kan op basis van die leerervaringen haar werkzaamheden verbeteren.

Laatst Gewijzigd: 09-07-2012